Jak správně pracovat s OKR a BAU metrikami

Takže pojďme na to. V tomto článku se naučíte, jak s těmito metrikami efektivně pracovat, jak je nezaplést dohromady a ukážeme si konkrétní způsob, jak dané metriky ve vaší firmě nastavit.

1. Co jsou to OKR?

OKR jsou zkratkou pro Objectives and Key Results. Jinými slovy, jde o strategický rámec pro nastavování cílů, které vaši firmu posunují dále. Abychom to přiblížili:

• Objective (cíl) je to, čeho chcete dosáhnout.
• Key Results (klíčové výsledky) jsou konkrétní, měřitelné kroky, které vás k cíli dostanou.

Příklad:

• Objective: Zlepšit zákaznickou spokojenost.
• Key Results:
  1. Zvýšit průměrné hodnocení zákazníků z 4,2 na 4,8 hvězdiček.
  2. Zkrátit dobu odezvy zákaznického servisu z 12 hodin na 4 hodiny.
  3. Zavést program věrnostních odměn s 10% adopcí u stávajících zákazníků.

OKR vás nutí snít ve velkém, ale zároveň držet nohy pevně na zemi díky měřitelným výsledkům.

2. Co je BAU?

BAU znamená Business as Usual. To je vše, co firma dělá, aby přežila další den, týden nebo kvartál. Je to rutinní práce – placení faktur, udržování webu v chodu, výroba produktů, kontrola toho, zda se na firemním Slacku objevují vtipné gify.

BAU se od OKR zásadně liší:

• OKR jsou o změně, růstu a inovaci.
• BAU je o stabilitě a udržení provozu.

3. Proč jsou OKR a BAU často zaměňovány (a jak se tomu vyhnout)?

Tady je ten háček: Lidé si často myslí, že všechno může být součástí OKR. Ale to je chyba. Pokud je vaším „OKR“ udržet servery v provozu, pak jste si zvolili cíl, který není strategický, ale operační. BAU nikdy nebude sexy, ale je nezbytné. OKR naopak musí být vzrušující, motivující a posouvat hranice.

Jak je správně oddělit?

1. Dejte si OKR test „wow faktoru“: Pokud si na konci kvartálu řeknete „No páni, tohle bylo něco!“, je to OKR. Pokud si řeknete „No, aspoň nám nespadly servery“, je to BAU.
2. Plánujte paralelně: Mějte samostatné schůzky na OKR a BAU. Na schůzkách o BAU neřešte inovace, jinak skončíte s tím, že „inovace“ bude zlepšení formátu vašich reportů.
3. Stanovte si odpovědné osoby: OKR obvykle vede C-level management nebo projektový tým, zatímco vyhodnocování BAU mohou mít na starosti i týmoví manažeři.

Jak nastavit funkční OKR?

1. Buďte ambiciózní, ale realističtí: OKR by měly být natolik ambiciózní, že vás trochu vyděsí, ale ne tak nereálné, aby se vám tým začal tajně smát.
2. Používejte SMART přístup: Klíčové výsledky musí být specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově omezené.
3. Omezte počet: Méně je více. Ideálně stanovte 3–5 hlavních OKR na kvartál. Pokud jich máte 20, asi jste to přehnali.

Příklad špatného OKR:

• Objective: Být nejlepší na trhu. (Co to znamená?)
• Key Results: Zlepšit produkt / spokojenost. (Jak?)

Příklad dobrého OKR:

• Objective: Vytvořit průlomový produkt.
• Key Results:
  1. Dokončit prototyp do 30. června.
  2. Získat zpětnou vazbu od 50 uživatelů.
  3. Dosáhnout 90% spokojenosti u prvotních testerů.

Jak pracovat s BAU metrikami?

1. Prioritizujte: Ne všechno je stejně důležité. Rozlišujte mezi kritickými operacemi (např. fakturace) a „nice-to-have“ (např. redesign interního intranetu).
2. Automatizujte rutinu: Pokud něco děláte třikrát denně, najděte způsob, jak to zautomatizovat. BAU je oblast, kde technologie opravdu září.
3. Měřte, ale nepřehánějte: BAU metriky by měly být jednoduché a jasné. Například:
   1. Dostupnost systému: 99,9 % uptime.
   2. Počet uzavřených tiketů za den: 25.

4. Jak to vše tedy nastavit a kontrolovat?

OKR a BAU jsou jako jazzová kapela – jeden udává rytmus (BAU), druhý přináší melodii a improvizaci (OKR). Jak je propojit?

1. BAU nesmí brzdit OKR: Pokud tým tráví 100 % času udržováním BAU, nikdy nenajdou čas na inovace.
2. Rozdělte kapacity: Dedikujte určitý podíl času (např. 70-80 % na BAU, 20-30 % na OKR).
3. BAU jako podpora OKR: Například pokud máte OKR na zlepšení zákaznické spokojenosti, BAU může zahrnovat optimalizaci stávajícího procesu zákaznické podpory.

Pojďme se tedy podívat jak tyto dva procesy ve vaší firmě nastavit. 

Nejdříve si zmapujeme BAU metriky, tzn. pravidelné aktivity, které děláte pro udržení vašeho byznysu. Rozdělte si firmu na jednotlivá oddělení (např. Marketing, Produkt, Vývoj a HR) a u každého oddělení se zamyslete, co jsou ty hlavní metriky/čísla, které určují kvalitu toho, že dané oddělení pracuje správně.

Na konci přemýšlení by vaše excelovská tabulka mohla vypadat následovně:

Oddělení	KPI	Týden 1	Týden 2	Týden 3	Týden 4
Marketing	Počet nových leadů	120	130	125	140
	Konverzní poměr	8 %	9 %	8,5 %	9,2 %
	Návštěvnost webu	10 000	11 500	10 800	12 000
	Počet článků na blogu	3	2	3	4
Produkt	Počet nových features	25	30	28	35
	Dokončené uživatelské testy	10	12	15	18
	Průměrná spokojenost uživatelů (CSAT)	4,3	4,4	4,2	4,5
Vývoj	Počet uzavřených tiketů	80	90	85	95
	Počet bugů nalezených v QA	15	20	18	22
	Počet vydaných verzí	1	2	1	2
	Uptime systému	99,9 %	99,9 %	99,8 %	99,89%
HR	Počet nových pohovorů	8	10	12	15
	Průměrná doba náboru (dnů)	35	33	34	32
	Spokojenost zaměstnanců (eNPS)	55	60	58	62
	Počet interních školení	2	3	2	4

S touto tabulkou vždy začínejte vaše týdenní management meetingy (doufám, že je dělate, holoto!). Každý manažer, zodpovědný za jednotlivé oddělení, před meetingem daná data vyplní (je lepší aby to dělali ručně a vždy si to ve své hlavě updatnuli, než to vše automatizovat) a pak rychle odprezentuje ostatním. Pokud je tady něco, co se dlouhodobě kazí, je na místě debata, proč tomu tak je. V případě dobrých výsledků mějte připravené kulaté sušenky, ať můžete rozdávat medajle. 

Zároveň průběžně přemýšlejte co se má měřit – možná něco už přestane dávat smysl, popř. se objeví něco nového. Cílem není mít tady 100 nesmyslných kpiček pro kpička, ale agilní dashboard, který vám a vašim managerům dá základní přehled nad tím, co se děje ve vaší firmě.

Teď se zaměříme na OKR. Tady už to vyžaduje spolupráci a pár brainstormingů. Nejdříve si vy, jako CEO, řekněte co jsou ty hlavní body, které byste si přáli v jednotlivých oddělení změnit, nebo zlepšit, pak do toho zapojte své managery a pak i jejich teamy. Na konci dne budete mít spoustu poznámek, ze kterých můžete složit váš OKR plán. Cílem je si udělat plán na rok a ten pak ještě rozpadnout na jednotlivé kvartály. Tak aby před vašimi lidmi nebyl velký, zdánlivě nesplnitelný plán, ale menší celky, které už dávají větší smysl a šanci na splnění.

Při plánování se snažte být ambiciózní a odvážní v očekávání ale zároveň realističtí. Ať jsou vaše očekávání trošku větší než vašich managerů (většinou se budou snažit být více při zdi, přeci jen to pro ně znamená práci navíc), ale zároveň ať je vše splnitelné a nevytváří to frustraci z dopředu nesplnitelných cílů. Pojďme se podívat jak by takové OKR mohly vypadat:

Roční OKR

Roční OKR jsou ambiciózní a strategické. Pomáhají nasměrovat celou organizaci k dosažení dlouhodobých cílů.

1. Marketing

Objective: Zajistit růst povědomí o značce a zvýšit konverze.

Key Results:

• Zvýšit povědomí o značce na trhu o 25 % (měřeno průzkumy).
• Získat 5 000 nových zákazníků přes digitální kampaně.
• Dosáhnout průměrného konverzního poměru na webu 10 %.

2. Produkt

Objective: Uvést na trh revoluční funkce a zlepšit spokojenost uživatelů.

Key Results:

• Nasadit minimálně 3 nové klíčové funkce do produkce.
• Zvýšit spokojenost uživatelů (CSAT) z 4,3 na 4,7.
• Získat 300 zpětných vazeb od uživatelů na nové funkce.

3. Vývoj

Objective: Zlepšit efektivitu a kvalitu vývoje softwaru.

Key Results:

• Zkrátit průměrnou dobu řešení tiketů o 15 %.
• Zlepšit uptime systému na 99,95 %.
• Implementovat automatické testování pro 80 % nového kódu.

4. HR

Objective: Vybudovat silný tým a zvýšit zapojení zaměstnanců.

Key Results:

• Zvýšit eNPS zaměstnanců z 55 na 70.
• Snížit fluktuaci o 10 %.
• Nabrat 20 nových kolegů na klíčové pozice.

Kvartální OKR

Kvartální OKR rozdělují roční cíle na menší kroky, které jsou měřitelné a dosažitelné za tři měsíce.

1. Marketing

Objective: Zvýšit výkon kampaní a konverze.

Key Results:

• Spustit 3 nové PPC kampaně s konverzním poměrem nad 8 %.
• Zvýšit návštěvnost webu o 15 % oproti předchozímu kvartálu.
• Publikovat 12 článků na firemním blogu.

2. Produkt

Objective: Připravit nový modul produktu k uživatelskému testování.

Key Results:

• Dokončit první prototyp nového modulu.
• Spustit uživatelské testování s 50 zákazníky.
• Získat průměrné hodnocení prototypu minimálně 4/5.

3. Vývoj

Objective: Optimalizovat vývojový proces.

Key Results:

• Zkrátit dobu vývoje jedné funkce z 6 týdnů na 5 týdnů.
• Nasadit minimálně 2 aktualizace do produkčního prostředí.
• Snížit počet kritických bugů o 20 %.

4. HR

Objective: Zvýšit efektivitu náboru a zlepšit zapojení zaměstnanců.

Key Results:

• Uzavřít 5 náborových procesů pro klíčové role.
• Zorganizovat 2 teambuildingové akce s účastí alespoň 80 % týmu.
• Spustit nový vzdělávací program a zaregistrovat do něj 50 % zaměstnanců.

Tyto cíle je pak dobré mít veřejně dostupné pro celou firmu (mě se velmi dobře pracovalo s tímto v Asaně a jejich “goals”, které jsou na sledování průběžného posunu v OKR výborně připravené) a pravidelně všechny seznamovat s tím co je cílem vaší firmy a jak se jí v tomto daří. Získáte tak lepší provázání vás, managementu a vašich kolegů ve společném úsíli a směrování.

S vaším managementem si každý měsíc udělejte interní update plnění jednotlivých úkolů a sledujte, jestli někdo nepotřebuje v jeho snažení pomoc a zda-li jsou všichni sladění v úkolech a očekávání.

Chyby, kterým se vyhnout

1. Míchání OKR a BAU: Pamatujte – „udržet světla zapnutá“ není cíl, to je prostě základ.
2. Příliš mnoho cílů: Když se snažíte dělat všechno, nedosáhnete ničeho.
3. Zapomínání na komunikaci: OKR musí být transparentní a všichni ve firmě musí vědět, na čem záleží.

5. OKR a BAU jako tajná zbraň

OKR vás dostanou na vrchol, zatímco BAU zajistí, že nespadnete. Jsou to dvě strany jedné mince. Když je správně nastavíte a sladíte, můžete očekávat nejen výsledky, ale i motivaci a smysluplnou práci pro váš tým.

A pokud něco selže? Stačí se zeptat: „Je to OKR, nebo BAU?“ Pokud to nevíte ani vy, je na čase vrátit se k tabuli a začít znovu. 😊